Nous travaillons tous les jours par mail avec des Junior-Entrepreneurs et pour être très honnête on est souvent un peu choqué de noter l’absence d’un compte mail propre à la Junior-Entreprise. Nous pensons que ce compte est une nécessité absolue et ce pour plusieurs raisons :
- professionnalisme: envoyer un mail à son client avec l’adresse patator87@hotmail.com ça le fait pas … (on abordera le vaste sujet des signatures dans un prochain article)
- suivi: une grande majorité d’entre vous utilise le compte de l’école ce qui fait que vous avez un volume de mail monstrueux sur une seule adresse (et cala a aussi pour effet de noyer certaines informations)
- pérennité: sans un alias tresorier@ma-junior.fr il faut penser à mettre à jour l’information à TOUS les endroits nécessaires tous les ans (je vous laisse imaginer ce qui se produit réellement)
Il se trouve que dans la grande majorité des cas, la Junior-Entreprise est propriétaire de son nom de domaine et Google propose justement une solution gratuite en dessous de 50 comptes. Nous vous proposons donc aujourd’hui un tutoriel pour vous montrer la marche à suivre car cette solution propose plusieurs avantages:
- le meilleur webmail du marché (Gmail), accessible de partout, 24h/24 et 7j/7
- la fin du spam (depuis 2008 j’ai vu 1 spam …)
- une protection tip top de votre mail contre le hack
NDLR: pour ce tutoriel nous avons configuré le compte de SEGMA qui utilise OVH comme hébergeur (là encore c’est une grande majorité d’entre vous). Si vous gérez votre nom de de domaine chez un autre hébergeur la procédure reste la même et vous devriez vous y retrouver à partir de nos captures d’écran.
Création du compte Google Apps Standard
Pour cela il suffit de se rendre sur le site de Google Apps et de cliquer sur le bouton suivant et de suivre les étapes proposée:
Vous allez devoir renseigner votre nom de domaine puis renseigner les informations pour le premier compte à créer:
Après 2 étapes vous serez redirigés vers une page avec le formulaire de connexion suivant:
Félicitation votre compte Google Apps est créé. Une fois connecté Google va vous demander d’authentifier votre nom de domaine afin de vérifier que vous en êtes bien propriétaire:
Authentification du nom de domaine
Il convient alors de cliquer sur « Confirmer la propriété du domaine » puis de choisir la méthode CNAME:
A partir de là vous allez devoir vous connecter à votre Manager OVH:
Il faut ensuite sélectionner le nom de domaine à modifier:
Puis de cliquer sur Domaine & DNS:
Et enfin sur Zones DNS:
Une fois dans Zone DNS vous allez pouvoir consulter toutes les zones DNS configurées:
La première étape va être d’ajouter une redirection CNAME:
puis d’utiliser les informations proposées par Google Apps lors du choix de la méthode CNAME (il est très important de conserver le « . » à la fin de google.com):
Une fois cette étape validée il va falloir configurer la messagerie sur votre compte (toujours à partir de la zone DNS). A partir de là il faut attendre entre 2 et 48h pour que toutes les redirections soient actives.
Configuration de la messagerie
La première étape va être de supprimer toute zone MX (avec un nombre derrière). Dans l’état actuel il est renseigné que ce sont les serveurs d’OVH (l’hébergeur) qui gèrent les mails or nous voulons que ce soit les serveurs de Google qui gèrent la messagerie. IMPORTANT: si vous utilisez déjà les mails proposés par votre hébergeur cela aura pour incidence de supprimer vos comptes mails mais aussi de perturber la réception pendant une période de 48 heures maximum (24 heures min):
En revenant sur votre interface Google Apps il faut cliquer sur le lien « Activer la messagerie électronique »:
A partir de là Google va vous indiquer lez zones DNS MX à créer chez votre hébergeur. Voici celles proposées dans notre cas (chez OVH, il faut remplacer la colonne priorité par 1, 5, 5, 10, 10, 10, 10):
A partir de ces informations il faut donc ajouter les zones MX correspondantes en répétant plusieurs fois la même opération en cliquant sur « Ajouter une zone de type MX » puis en saisissant les informations proposées plus haut (en forçant l’opération):
Une fois ces réglages effectués, il convient de valider l’opération sur Google App.
Configurations diverses
Afin de faciliter l’accès à votre webmail il peut être utile d’effectuer la configuration suivante dans Google App. Tout d’abord sélectionner E-Mail dans l’onglet « Paramètres du service »:
Puis cliquez sur « Modifier l’URL » et choisissez l’option mail.ma-junior.fr (il sera plus simple pour vos utilisateurs de retenir cette adresse simple pour accéder au webmail) :
Il conviendra alors d’ajouter une nouvelle zone DNS CNAME chez OVH:
Si vous possédez votre nom de domaine avec plusieurs extensions il est très intéressants de les ajouter dans Google Apps (pour éviter que votre mail client se perde car il a utilisé .com et non .fr). Il faut pour cela ajouter des alias (la procédure sera alors la même que précédemment pour tous les domaines):
Vous pouvez aussi personnaliser le champ de connexion de votre compte Google Apps:
Création des comptes mails
Cette étape est très simple. Il suffit d’aller dans Organisation et utilisateurs et de cliquer sur « Ajouter un nouvel utilisateur » (il convient ensuite d’envoyer les informations par mail à l’utilisateur mais Google propose justement un lien rapide pour le faire):
Une fois les utilisateurs ajoutés vous pouvez encore configurer 2 paramètres intéressants. Tout d’abord les alias de redirection en cliquant sur l’utilisateur ajouté puis en renseignant un alias:
Enfin vous pouvez créer vos groupes de diffusion. L’exemple ci dessous est un groupe qui renvoie au prez/trez/SG (en limitant l’envoie aux membres de la Junior-Entreprise) mais il est possible de créer un groupe contact@ qui redirige vers tous les membres, un groupe treso@ qui renvoi vers l’équipe de trésorerie (très pratique en cas d’urgences), un groupe commerciaux@ pour contacter tous les commerciaux d’un coup … bref les possibilités sont nombreuses:
C’est en fini pour ce tutoriel. Vous n’avez à présent plus d’excuses pour ne pas avoir une adresse propre à votre Junior-Entreprise !
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Tags: Google Apps, tutoriel