Il y a 2 ans, la Junior-Entreprise de l’EMLYON (EMLYON Junior Conseil) faisait appel à nous concernant des besoins en système d’information. SIAJE était né !
Cet été, cette Junior nous a nouveau fait part d’un besoin élémentaire et pourtant très vite chronophage : la gestion des inscriptions et du recrutement de vos intervenants.
Ils souhaitaient en effet automatiser certains de leurs process répétitifs et sans grande valeur ajoutée comme inscription d’un étudiant ou encore la communication sur une nouvelle proposition de mission. Nous avons donc réalisé pour eux cet été une mission pour mettre au point SIAJE Recrutement !
SIAJE recrutement est composé de 2 volets principaux : un portail accessibles aux étudiants de l’EMLYON et de nouveaux panneaux de gestion intégré à SIAJE.
Sur le portail accessible aux étudiants, ils ont la possibilité de s’inscrire (validation de leur appartenance à l’EM basée sur leur adresse email) puis d’associer leur compte à Facebook pour faciliter l’accès à la plateforme (pas de nouveau mot de passe à retenir).
Cette fonctionnalité « sociale » permet de plus à la Junior-Entreprise de poster automatiquement sur le wall de l’étudiant et ainsi indiquer qu’il s’est inscrit sur le portail de la Junior, favorisant ainsi la communication sur ce nouvel outil et donc son adoption au sein de l’école.
L’étudiant doit ensuite renseigner toutes ses informations personnelles (celles que vous renseignez pour une nouvelle fiche étudiante) mais ce n’est pas tout ! Il doit aussi uploader un scan de son attestation étudiante et de son attestation de sécu. Enfin, il doit s’acquitter de sa cotisation directement via Paypal (plus de photocopies de chèque et de chèque à déposer à la banque …).
Il pourra ensuite uploader son CV et renseigner quelques informations supplémentaires comme son profil LinkedIn, tout ça pour faciliter le recrutement.
Une fois ces étapes validées (une validation du RH de la Junior-Entreprise devra se faire mais SIAJE recrutement est capable de vérifier la grande majorité des informations saisies), l’étudiant peut alors très simplement postuler sur les missions disponibles pour sa promo (SIAJE recrutement permet en effet de filtrer les annonces suivant le niveau d’étude des étudiants). Il sera ensuite contacté par mail pour savoir s’il est retenu ou non.
Ce nouveau portail permet donc aux étudiants de consulter en permanence les offres de la Junior en terme de missions mais aussi de postuler beaucoup plus facilement : 1 simple clic à la place d’un mail où on ne sait jamais trop à qui écrire 
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De leur côté les administrateurs ont 2 process à gérer : la validation RH et la gestion des campagnes de recrutement.
Concernant la validation RH, ils peuvent soit valider en 1 clic les fiches considérées comme pré-validées par SIAJE Recrutement, soit indiquer une cause de refus. Un mail est alors envoyé à l’étudiant, l’informant des informations à corriger. La seule étape qui n’est pas gérée dans ce process reste la signature de la convention étudiante qui doit se faire comme avant car la signature électronique n’a pas de valeur légale en Junior-Enterprise (et c’est bien dommage …)
Concernant la gestion des campagnes de recrutement, les administrateurs de la Junior-Entreprise ont un nouvel onglet directement dans leurs fiches études qui leur permet d’une part de créer une nouvelle campagne puis de l’administrer très rapidement. Ils peuvent définir des postes et des rémunérations tout en choisissant le niveau d’études requis et choisir d’afficher ou de masquer un poste en question afin de permettre une recrutement en fonction des besoins de la Junior-Entreprise.
Toujours sur cette même interface ils auront la possibilité de consulter les étudiants qui postulent ainsi que certaines informations pratiques comme le nombre d’études réalisées, le nombre de mission auxquelles il a postulé, son CV, bref des éléments l’aidant à prendre une meilleure décision.
Il ne reste alors à l’administrateur qu’à sélectionner les étudiants retenus ce qui aura pour effet de leur envoyer un nouveau mail pré-configuré (grâce au nouveau module de mailing présenté mardi dernier) et de les ajouter dans l’onglet « Intervenants ». Pour les étudiants qui ne sont pas retenus, le process est similaire avec l’envoi d’un mail pré-configuré leur indiquant la décision finale.
On voit donc que les administrateurs de la Junior-Entreprise gagnent en efficacité au travers d’un nouvel outil qui est parfaitement intégré dans leur outil de gestion actuel et qui leur permet de communiquer de manière beaucoup plus efficace avec l’ensemble de leurs étudiants – adieux les 50 mails pour gérer la moindre campagne de recrutement !
Nous sommes persuadés qu’EMLYON Junior Conseil n’est pas la seule Junior a avoir rencontré ces problématiques et si votre Junior-Entreprise souhaite également se professionnaliser et bénéficier de ce nouvel outil intégré à SIAJE, nous vous invitons à nous contacter directement.
Nous tenions aussi à remercier les membres d’EMLYON Junior Conseil qui continuent de nous faire confiance pour leurs problématiques de gestion informatisée de leur structure !
Pour un grand nombre d’entre vous c’est la semaine de la rentrée. Du coup, du côté de SIAJE on en profite pour vous proposer quelques petites nouveautés qui devraient en ravir plus d’un !
Durant tout l’été nous avons réalisé un grand nombre de tests afin d’optimiser au mieux les performances de SIAJE et de garder le chargement des pages le plus rapide possible. La version 3.1 de SIAJE intègre donc ces améliorations (le gain de temps concerne principalement les Juniors qui ont un usage très fréquent de SIAJE).
Cette mise à jour de SIAJE intègre un tout nouveau module qui va vous permettre de réaliser en quelques clics vos campagnes de mailing !
Son fonctionnement est très simple puisqu’il vous suffit de sélectionner les étudiants concernés, puis de cliquer sur le bouton suivant (il s’agit du même bouton qui vous donnait accès aux emails des étudiants sélectionnés) :
SIAJE vous affichera alors un éditeur de texte qui vous permettra de rédiger votre mail mais bien évidemment on ne s’est pas arrêté là car d’une part vous avez la possibilité d’utiliser certains tags disponibles pour vos documents types comme {etudiant_prenom} ou {etudiant_nom} mais vous allez aussi pouvoir définir vos propres modèles types :
Pour cela il suffira d’aller dans l’onglet « Configuration » en haut à droite puis dans l’onglet « Emails ».
Jusqu’à présent SIAJE ne gérait « que » la génération automatique de vos documents au format Word .doc (2003). Ce format fonctionne parfaitement, mais peut s’avérer gourmand en poids, et ne supporte pas certaines améliorations apportées par la dernière version de la suite Microsoft Office (2007 ou 2010).
C’est pourquoi nous introduisons aujourd’hui la gestion du format .docx dans SIAJE ! Uploadez directement vos templates de documents en .docx et SIAJE s’occupera de générer automatiquement toutes vos AP, conventions, lettres, etc.. en natif dans ce format. Génération plus rapide, forme parfaitement identique, Smart Arts, fichiers plus légers, que du bonheur !
Et ce n’est pas tout : nous savons que certains d’entre vous aiment envoyer leurs propositions commerciales au format Powerpoint. Hé bien SIAJE gère dorénavant le format .pptx ! Taggez vos slides comme vous le feriez pour vos documents Word et les informations seront automatiquement mis à jour lors de leur génération pour chaque étude ! Notez cependant que la génération automatique des tableaux complexes ou du Gantt n’est pas supportée dans les slides.
Cet été nous en avons aussi profité pour concevoir de nouveaux systèmes de sécurité face aux nouvelles attaques automatiques que l’ont peut rencontrer sur internet. Nous ne rentreront pas dans les détails pour des raisons évidentes mais SIAJE bénéficie aujourd’hui de nouvelles mesures de défense.
Il y’a 3 ans, SIAJE prenait officiellement ses fonctions de « Système d’Information » au sein Centrale Conseil, la Junior-Entreprise de Centrale Lyon, là où toute cette formidable aventure a commencé … Nous étions alors très loin de penser que 3 ans plus tard, ce serait plus de 50 Junior-Entreprises qui l’utiliseraient quotidiennement et surtout que nous pourrions en faire notre activité principale et nous ne pouvons que vous encourager à vous lancer vous aussi dans une activité entrepreneuriale à la fin de votre mandat !
Nous tenions donc à remercier une fois encore toutes ces personnes qui ont cru en nous dès le départ et qui continuent de nous faire confiance aujourd’hui !
En 3 ans, SIAJE a beaucoup évolué mais nous ne comptons pas nous
arrêter là ! Alors que certaines Junior-Entreprises testent la v3.0 depuis cette après-midi, nous avons déjà commencé certaines reflexions pour la rentrée de septembre
Affaire à suivre donc …
